Bestyrelsesmøde den 7. august 2019

Generel kommentar.
Hovedemnet var igen forretningsordenen, og denne gang nåede vi det. Jørgen medbragte sandwich.

Deltagere:
Johnny Hansen, formand
Jørgen Meinecke, koordinator for ny lejlighed.
Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator
Jan Frederiksen, Malaga koordinator
Jens Jensen, kasserer
Niels Bloch, sekretær næstformand
Afbud:
Christel Weih, suppleant
Per Hester, suppleant

Dagsorden:
1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Bookingregler udsat til næste møde sammen med gennemgang af forretningsordenen. (Action: Niels B.)
• Forespørgsel til advokat i Alicante om registrering af Malaga lejligheden på samme måde som i Alicante (Action Jørgen og Jan)
• Vi skal til næste generalforsamling ændre teksten i vedtægterne, så det fremgår, at der nu er to satser på andelene (Action: Niels)
• Originale dokumenter vil blive opbevaret i vores bankboks (Action: Johnny)
2. Supplering af dagsorden.
3. Sidste nyt fra formanden.
4. Andelsopskrivning
• Status
• Andelsbeviser. Forslag fra Per. Se vedhæftet
5. Forretningsordenen
• Generelt. Seneste dokument med de gulede punkter. Johnny sender seneste version inden mødet.
• Bookingregler
• Generelt
• Tekst diskuteret på et par møder: ’Ledige uger i indeværende år kan ubegrænset, med bekræftelse senest 3 måneder før, tages af medlemmer. Med mindre end 2 måneder til afrejse er det uden pointtildeling’.
• Forret for koordinatoruger i sæson? Forslag fra Jørgen.

6. Hjemmesiden. Kun ’Breaking news’
7. Status på lejlighederne. Kun ’Breaking news’
8. Indkomne forslag.
9. Regnskab og bilagsgodkendelse. Kun Breaking news
10. Næste møder
11. Eventuelt

1.Sidste referat.
• Bookingregler er med i forretningsordenen.
• Ændring af skøde på Malaga lejligheden. Det er formentligt umuligt, men Jørgen vil spørge advokaten næste gang han er dernede (i september) (Action: Jørgen)
• To satser på andele skal skrives ind i vedtægterne (Action: Johnny)
• Originale dokumenter vil blive opbevaret i vores bankboks, men vi skal nok bede om at få en større boks. (Action: Johnny)

2. Supplering af dagsorden.
Ingen emner

3. Info fra formanden.
Ingen info

4. Andelsopskrivning
• Status
69 er tilmeldt i tide.
• Andelsbeviser. Forslag fra Per blev vedtaget. Vi kom frem til, at Jørgen spørger om Per kan printe dem ud med fortløbende numre. Hvis ikke, må vi nok håndskrive.navne og numre
Dvs. 69 med beløbet 30.000 og 31 med beløbet 22.000. Dato 1. marts 2020.
Desuden besluttede vi, at vi deler dem ud på generalforsamlingen, men informerer nu, om at vi gør det i et Nyhedsbrev (Action: Niels)
Niels havde foreslået at vi forlænger deadline for opskrivning. Dette blev ikke vedtaget, idet vi har været meget tydelige med datoen, og en ’deadline er en deadline’

5. Forretningsordenen.
Dokumentet blev gennemgået fra begyndelsen, og rettet til løbende. Vedhæfter den endelige version, der blev underskrevet af bestyrelsen. Originalen opbevares hos Niels.
Diverse hovedpunkter:
• Alle koordinatorer kopieres ved huslejerykkere.
• Hvad gør vi ved stemmelighed i bestyrelsen: Efter nogen debat, besluttede vi at formanden har to stemmer, men vi forventer ikke at det nogensinde bliver aktuelt. Vi vil formentlig altid kunne snakke os til enighed.
• Koordinatorerne disponerer inden for det godkendte budget, eller AD HOC godkendelse ved uforudsete udgifter.
• Point systemet blev diskuteret, og vi besluttede at afprøve Jens’ forslag, nemlig at gå to år tilbage i stedet for som nu et år. Det ældste år tæller dog kun 50%. Dette burde give mindsket risiko for, at man aldrig får en ønsket uge. Jens udarbejder eksmpler på dette princip, så vi er sikre, på at alle har samme forståelse af systemet. (Action: Jens)
• Vi besluttede, at man ved afbud inden for tre måneder, skal betale husleje, medmindre ugen bliver lejet ud til anden side (nuværende regel), men man bliver altid registreret for point. (ny regel). Vi skal sende Nyhedsbrev om dette (Action: Niels)
• Vi ændrer deadline for godkendelse af uger. Også Nyhedsbrev om dette. (Action: Niels)

6. Hjemmesiden
Intet væsentligt nyt

7. Status på lejlighederne
Intet væsentligt nyt.

8. Indkomne forslag.
Se ovenfor.

9. Regnskab og bilagsgodkendelse.
Likviditeten ser fornuftig ud.

10. Næste møder
Foreslået i begyndelsen af november eksempelvis den 5. eller 6.?

11. Eventuelt
Ingen emner.

Således opfattet af
Niels den 10 august 2019
E-mail: nielsbloch@yahoo.dk