Bestyrelsesmøde den 17. november 2021

Generel kommentar.
Budgetmøde med deltagelse af revisoren.
Deltagere:
Johnny Hansen, formand
Jan Frederiksen, Malaga koordinator
Jørgen Meinecke, Alicante koordinator.
Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator
Lone Johansen, kasserer.
Per Hester, suppleant
Niels Bloch, sekretær og næstformand
Niels Andersen, revisor
Afbud:
Christel Weih, suppleant

Agenda:
1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Niels A. har lovet at overgive bankkontoen i La Clusaz til H.P. (Action: H.P/Niels A.)
• Loft over rejseomkostninger - forretningsordenen bliver korrigeret. (Action: Johnny).
• Vedtægter skal opdateres med de nye principper, om fremmøde og underskrift, og proceduren indgå i forretningsordenen (Action: Niels og Johnny)
• Originalerne lægges i boksen (Action: Lone/Johnny)
• Forslag om Travel Club. Vi vil ikke deltage i dette idet der vil komme helt ukendte lejere. Feedback til formanden. (Action: Johnny)
• Forslag om vedtægtsændring angående restanter. Vedtaget, og vil komme på agendaen til generalforsamlingen (Action: Niels)
2. Supplering af dagsorden.3. Sidste nyt fra formanden.
4. Status på ventelisten
5. Status på lejlighederne
6. Status på hjemmesiden.
7. Status på andelsbeviser.
Hvad med resten?
8. Regnskab og bilagsgodkendelse.
9. Budget 2022. Forventes fremsendt inden mødet

10. Feedback fra Generalforsamlingens eventuelt:
Flere nyhedsbreve?
Facebook?
GDPR regler overholdes?
Hvem kan leje?
Bil i Alicante?
11.Indkomne forslag.
Ingen
12. Næste møder
13. Eventuelt

1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Bankkontoen i La Clusaz er nu overgivet til H.P med en del bureaukratiske aktiviteter. (Udgår)
• Forretningsordenen bliver korrigeret angående afskaffelse af loftet over rejseomkostninger. (Action: Johnny).
• Vedtægter skal opdateres med de nye principper om fremmøde og underskrift, og proceduren indgå i forretningsordenen (Action: Niels og Johnny)
• Originalerne lægges i boksen (Action: Lone/Johnny)
• Forslag om Travel Club. De har ikke henvendt sig igen. (Udgår)
• Forslag om vedtægtsændring angående restanter. Vedtægterne korrigeres. (Action: Johnny)

2. Supplering af dagsorden.
Ingen
3. Sidste nyt fra formanden.
Vi har haft tre udmeldelser og tre andele er købt af medlemmer på ventelisten.
4. Status på ventelisten
15 medlemmer, hvoraf ca. halvdelen måske ikke er helt realistiske.
5. Status på lejlighederne
LAC:
13 uger udlejet i år, og 23 er reserverede til 2022,
Angående afbestillingsregler blev det diskuteret, om de skal følge myndighedernes vejledninger, således at sidste øjebliks aflysninger kun kan foretages uden konsekvenser, hvis området er erklæret rødt. Dette blev dog ikke konkluderet, så reglerne fra Nyhedsbrev nr. 50 er fremdeles gældende.
Kontoen nu overført fra Niels A. Nu skal forsikringerne også ændres.
ALC:
25 uger udlejet i år, og 5 uger er reserverede til 2022
Jørgen har været på rep. tur, og har indkøbt forskelligt som håndklæder, sengetøj og vandslange. Hækken er klippet i samme højde som de øvrige.
Bestilt ekstra brik til pool, hvilket også var en udfordring. Desuden er det konstateret, at TM ikke er gode til rengøring, så Jørgen forhandler med Fiona, der bor i bebyggelsen, om slutrengøring for dem, der ønsker det. Han fremsatte tre alternative forslag om financieren af dette.
1. Slutrengøring ’on request’. 60EUR med ny leverandør (nuværende 72EUR)
2. Huslejestigning, så det dækker fast rengøring. (Kommentar: dette er som i AGP, hvor det er inkluderet i lejen, hvilket giver fordelen af en ensartet rengøring)
3. Medlemmerne gør altid selv rent.
Vi blev enige om Alt. 1. og Jørgen bestiller.
AGP:
26 uger udlejet i 2021, og 15 er reserverede til 2022
Aircon fungerer fint.
6. Status på hjemmesiden.
Implementation af ny platform medio februar, og Mugo vil komme og briefe om det. I princip kan den det samme som det gamle – med undtagelse af nyhedsbrevene, som vi har droppet. Den burde være mere brugervenlig end den gamle.

7. Status på andelsbeviser.
Ca. halvdelen er endnu ikke uddelt. Resten kan sendes ud på mail (Action: Per og H.P sender liste med adresser, Jørgen sender kopier af beviserne)

8. Regnskab og bilagsgodkendelse.
Vi har ca. 200.000 i banken,
9. Budget 2022
Budgetterne, der var fremsendt i forvejen, blev alle godkendt. De afspejlede en vis usikkerhed om eventuelle Corona restriktioner, og ændrede rejsemønstre.
Hvis vi medregner kontingent har vi et overskud på ca. 8500,-
Diskussion angående det rimelige i at købe ny skænk i LAC. (den er dog tidligere godkendt).
Hvis der bliver ’nok’ uger udlejet kan den købes.
10. Feedback fra Generalforsamlingens eventuelt:
Flere nyhedsbreve?
Vi sender ud ved behov. Eksempelvis angående rengøring i ALC
Facebook?
Der er ikke stemning for dette

GDPR regler overholdes?
Ja, det mener vi. Men vi mangler dog nok en beskrivelse af hvad vi bruger data til, og om udmeldte bliver slettede osv. (Action: ??)
Hvem kan leje?
Medlemmer og andre, der er anbefalet af et medlem.
I øvrigt kan det konstateres, at det nok lidt er ’Tordenskjolds soldater’ der lejer
Bil i Alicante?
Der var stor interesse for dette, og hvis prisen er rigtig vil vi gå videre med sagen. Et konkret tilbud fra Blochs Biler indhentes (Action: Niels)
11. Indkomne forslag
Ingen
12. Næste møder
Bestyrelses møde: 12. januar 2022
Generalforsamling 30. marts 2022
13. Eventuelt
En diskussion om prisdifferentiering udspandt sig. Tre alternative (mindst) blev nævnt:
1. Nuværende næsten solidariske princip.
2. Solidarisk princip, men med tilkøbsmuligheder, der kan være el og bil (dette ville være et ’grønt’ tiltag)
3. Lejen anpasses efter omkostningsniveauet – nok kombineret tilkøbsmuligheder.
Diskussionen udsat til næste møde, hvor det kommer på agendaen. (Action: Niels)
Således opfattet den 20. november 2021
Niels Bloch, sekretær