Bestyrelsesmøde den 10. august 2016

Generel kommentar. Første møde efter sommerferien, hvor alle har ligget lavt. Godt vi var indendørs, for vejret var nærmest efterårsagtigt. Blandet øl og vand stillet frem viste sig kun at være vand. Deltagere: Johnny Hansen, formand Jan Frederiksen, Malaga koordinator Niels Andersen, Jomtien koordinator. Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator Ingelise Peters, kasserer Jørgen Lehm, suppleant Niels Bloch, sekretær Afbud Svend Bidstrup, Lissabon koordinator Agenda 1. Intet udestående (dette må være en underdrivelse) 2. Info fra formanden 3. Status på økonomi. 4. Status fra lejlighederne 5. Status om hjemmesiden. Herunder specielt nyudvikling i forhold til generalforsamlingsbeslutningen. 6. Point givning i La Clusaz. Nyt princip? 7. Status på Renæssance. 8. Generalforsamlingskommentarer (Jeg tror ikke rigtigt, at vi nåede frem til disse sidst?) 1. Det bør fremgå mere tydeligt at bestyrelsen er på valg hvert andet år. 2. Dagsordenen bør ændres så indkomne forslag kommer før valg af bestyrelse. 3. Jeg laver et forslag til begge tekster. 9. Information. Vi lovede at informere mere – flere nyhedsbreve. 10. Andelsbeviser til underskrift (ingen modtaget) 11. Næste møder 12. Eventuelt 1. Sidste referat Intet udestående for referatet. 2 Info fra formanden Niels A. har købt en andel nr. 2 Spørgsmål: Kan en andel overdrages til ægtefælle/partner. Svar: Ja, det mener vi men muligheden er ikke nævnt i vedtægterne, og det bør den nok. (Action: Niels B.) 3. Status på økonomi. Vi har 127.807dkk i kassen. Ingen udeståender. 4. Status fra lejlighederne La Clusaz Udlejning 2016: *15 vinter uger udlejet *18 sommer uger udlejet 4 uger uden betaling. 2017 foreløbigt: 13 sommer/11 vinter SAS flyver ikke til GVA i sommerperioden, men vi har ikke noteret, at det har været et problem. Gennemført: TV - skiftet Gulvbelægning på toilet skiftet Defekt kontakt repareret Kikkert indkøbt Planlagt. Nye terrassemøbler med hynder Nye betræk til sofa Nye gardiner Nyt gulvtæppe i soveværelse HP fremlagde økonomirapporterings listen til kassereren. Johnny opfordrede til at vi udviklede en standard liste på alle lejlighederne. (Action: Niels A og HP ?) Niels B. kommenterede at nyanskaffelser og drift allerede på dette stadium bør rapporteres adskilt. Budgetoverskridelse godkendt. Kontakt person i banken aftalt Malaga: *50 uger udlejet - kun til medlemmer. 5 uger uden betaling 2017 25 uger foreløbigt Gennemført. Småting indkøbt og repareret Planlagt: Ny sofa Jomtien: *33 uger udlejet, heraf 12 til ikke medlemmer og. 3 uger uden betaling Gennemført. Strømtilførslen til ovnen er repareret Vi må forudse en stigning i fællesomkostningerne på ca. 1000kr om året på grund af den uafsluttede sag med de usolgte lejligheder Der er dårlig ’cashflow’ (beskrevet detaljeret i sidste referat) Lissabon: Udlejet 15 uger. En til ikke medlem. Svend er på ferie, så ikke flere detaljer. 5 Status på hjemmesiden Ændringen for at vise hvem der lejer lejlighederne er nu på udført, og kan ses foreløbigt af bestyrelsen. Der bliver et log-on til alle medlemmer, hvor man kan se informationen, men ikke opdatere noget. Man kan fravælge visning af e-mail og telefonnummer. Nyhedsbrev bliver udsendt, hvor man inden 14 dage kan informere, hvis man IKKE vil have det vist. (Action HP/Niels B.) Den har kostet 3840kr, hvilket må anses for billigt. Engang i fremtiden skal software upgraderes, idet leverandøren ophører med at vedligeholde det. Dette vil koste ca. 10.000dkk 6. Pointgivning i La Clusaz I fremtiden vil de afgørende point være fra det foregående år i forhold til det år lejlighederne bliver lejet. Følgende sætning tilføjes / forlænges til den nuværende note i bookingreglerne: Note. I skisæsonen i La Clusaz har man kun ret til en prioritetsuge og point forbruget vurderes udfra forbruget i indeværende kalenderår (som status er 01. juni - både brugt og planlagt. 7. Renæssance. Vi vil fortsætte med at finde en mere gradvis finansieringsmodel for opgradering af lejlighederne, der ikke indebærer alt for store konsekvenser for medlemmerne ad gangen. a. Det gamle udvalg fortsætter med at lægge hovederne blød. b. Vi undersøger mulighederne for banklån. (Action: Ingelise/Niels B./Johnny). 8. Generalforsamlingskommentarer Valg af bestyrelse. • Hensigten var sådan set bare, at det skal fremgå mere klart at bestyrelsen ikke alle er på valg samme år, men diskussionen viste, at vi kan foreslå flere ændringer, som f.eks. at koordinatorerne vælges hvert år, og formand og kasserer hverandet ulige/lige år Dette tages op igen på næste møde (Action: Niels B. udarbejder forslag) • Rækkefølgen af indkaldelse til generalforsmaling. Indkomne forslag skal komme før valg af bestyrelse og revisor. (Action: Niels B.) 9. Information. Der udsendes nyhedsbreve, så snart der er noget at informere om. Vi diskuterede desuden løseligt at oprette en Facebook gruppe. Måske er der et medlem der kunne tænke sig at være administrator for dette? 10. Andelsbeviser. Ingen nye forespørgsler modtaget 11. Eventuelt Bestyrelsesreferater bliver udsendt til bestyrelsen og lagt på hjemmesiden efter f.eks. en uge. I mellemtiden kan bestyrelsen kommentere og påpege fejl. Fejlene bliver rettet med det samme inden hjemmeside opdateringen, Principielle emner bliver rapporteret til næste møde for endelig godkendelse (eller det modsatte) Invitation af suppleanter blev diskuteret, og konklusionen var, at de bliver inviteret ved behov. Behov er der f.eks. når ny udvikling, som f.eks. renæssance er på programmet ud fra tanken om at bestyrelsen i den forbindelse, kunne tænkes at skulle udvides, samt i øvrigt at få bredere forankring. Næste møde: Budgetmøde den 9. november Samme tid – samme sted. Således opfattet af Niels B. den 11. juni 2016 E-mail: nielsbloch@yahoo.dk Tlf.: 22 20 33 29