Bestyrelsesmøde den 19. november 2020

Generel kommentar.
Afstand, sprit, stort møderum – alle regler overholdt. Lone bød på indkitningslakrids.
Deltagere:
Johnny Hansen, formand
Jan Frederiksen, Malaga koordinator
Jørgen Meinecke, Alicante koordinator.
Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator
Lone Johansen, kasserer.
Per Hester, suppleant
Niels Andersen. Revisor
Niels Bloch, sekretær og næstformand

Afbud:
Christel Weih, suppleant
Agenda:
1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Originale dokumenter vil blive opbevaret i vores bankboks (Action: Johnny pending)
• Niels A. har lovet at overgive bankkontoen i La Clusaz til H.P. (Action: H.P/Niels A.)

2. Supplering af dagsorden.
3. Sidste nyt fra formanden.
4. Status på ventelisten
5. Status på lejlighederne
6. Status på hjemmesiden.
7. Status på andelsbeviser.
8. Regnskab og bilagsgodkendelse. Herunder budget for 2021 (Forslag bedes fremsendt inden mødet)
9. Indkomne forslag.
10. Næste møder
11. Eventuelt

1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Originale dokumenter vil blive opbevaret i vores bankboks (Action: Johnny pending)
• Niels A. har lovet at overgive bankkontoen i La Clusaz til H.P. (Action: H.P/Niels A pending.)

2. Supplering af dagsorden.
Ingen supplement
3. Sidste nyt fra formanden.
Intet nyt
4. Status på ventelisten
Den ligger i skyen, hvor vi kan se den til bestyrelsesmøder. Nye medlemmer skal godkendes af bestyrelsen. Der er i øjeblikket 14 registreret.
5. Status på lejlighederne.
LAC
Vi har foreløbigt modtaget et afbud i skisæsonen. Området er hårdt plaget af Corona
AGP
Berit besøger lejligheden hver uge. Ellers er der fremdeles reservationer en uge i januar og hele februar. Dette område er også hårdt ramt. Næsten alt er lukket.
ALC
Der har ingen været siden september, men der er stadig reservationer i februar og marts
6. Status på hjemmesiden.
Intet nyt. Fejl noteret: kontingent ikke 50,- om måneden men 600,- om året. (HP har allerede rettet).
7. Status på andelsbeviser.
Andelsbeviserne afventer fremdeles på, hvem der opskriver i anden runde. Det har været uklart af regnskabet, hvem der mangler, men nu har HP gået det igennem og opdateret medlemslisten. Johnny kvalitetssikrer mod bankindbetalingerne, og sender til Lone og Niels B.. (Action: Johnny)
Når dette er klart, kan alle tidligere lister udgå.
Afhængig af hvornår dette er færdigt, tager vi stilling til om deadline 1. januar skal udskydes.
Johnny ringer rundt en uge efter Nyhedsbrev med retningslinjer er udsendt, og prøver at få alle med (Action: Johnny).
Beviserne forsynes med nye numre, originalen lægges i boks og kopier (både for og bagside) sendes til medlemmerne med mail. Per formulerer en procedure til beslutning i bestyrelsen. (Action: Per)
8. Regnskab og bilagsgodkendelse. Herunder budget for 2021
Lone har endnu ikke fået adgang til kontoen, så Johnny fungerer som ’mellemmand’.
Koordinatorerne vil fremsende bilagslister med tilhørende ordbog fra spansk og fransk (Action: HP, Jan, og Jørgen.)
Koordinatorerne og kassereren mødes bilateralt for at gennemgå bilag.
Vi skal bruge ens budgetskema - i Excel – i fremtiden og i øvrigt bruge de samme overskrifter på posterne. Forslag udarbejdes (Action: HP)
Årsregnskabet skal i fremtiden bare have tre kolonner: Regnskab år/Budget år/budget næste år, og der skal ikke være detaljespecificeret (noter) for de enkelte lejligheder.
Lone og Niels A. opretter en protokol i skyen til brug for revisorkommentarer og vurderer hvad der er behov for til revision med fuld adgang for begge.
(Action: Lone & Niels A.)
Budgetterne for 2021 blev godkendt. Der ser ud til at blive en underskud på hver lejlighed på ca. 30.000, så hvis vi medregner kontingent, ender vi op med et underskud på ca. 36.000 næste år.
En debat angående det betimelige i, at der var en max grænse på 4000,- på rejseomkostninger for ’rep. ture’, som beskrevet i forretningsordenen, udspillede sig.
Det blev konkluderet, at bestyrelsen har tillid til, at koordinatorerne altid er omkostningsbevidste og finder de billigste og rimeligste transportformer, så reglen er hermed afskaffet og forretningsordenen bliver korrigeret. (Action: Johnny).
Hele bestyrelsen bør have adgang til skyen. Johnny kontakter ’nørd’, der kan hjælpe (Action: Johnny).
9.. Indkomne forslag.
Ingen forslag
10. Næste møder
Bestyrelsesmøde den 10. februar 2021
Generalforsamling den 24. marts 2021

11. Eventuelt
Der har været forslag om at udleje lokalt. Vi synes ved nærmere eftertanke ikke at tanken er attraktiv. For at have en høj kvalitet i lejlighederne, må vi holde os til udlejning til medlemmer og til eksterne godkendte af medlemmer.
Vi har jo bedt alle om at komme med ideer og forslag til fremtidige aktiviteter med henblik på mere information og kontakt på tværs af foreningen, samt andre forbedringer af foreningens virke. Dette bliver sat på dagsordenen på næste bestyrelsesmøde
(Action: Niels B.)

Således opfattet den 22. november 2020
Niels Bloch, sekretær