Bestyrelsesmøde den 21. november 2018

Generel kommentar.

Omfattende agenda med både budget, rapportering om Alicante og nyskabt forretningsorden. Stor deltagelse og engagement.

Deltagere: 

Johnny Hansen, formand

Niels Andersen, ex-Jomtien koordinator.

Jørgen Meinecke, koordinator for ny lejlighed.

Jens Jensen, kasserer

Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator

Per Hester, suppleant

Christel Weih, suppleant

Lone Johansen, revisor

Niels Bloch, sekretær

Afbud

Jan Frederiksen, Malaga koordinator

Agenda:

1. Sidste referat. Udestående:

·         HK’s andele - afventer generalforsamling (Action Johnny).

·         Checke hjemmeside-kartoteket mod gruppemailen. (Action: Niels B.)

·         Mailadresser er checket, og der er visse differencer. HP og Niels B. kan undersøge  hvilke der er de rigtige (Action: Niels B. og HP)

·         Diskussion, om det betimelige i at Jomtien fremdeles er tilgængelig på hjemmesiden.. Emnet blev udskudt til agendaen på et senere bestyrelsesmøde (Action: Niels B.)

·         Vi bør ændre teksten på hjemmesiden om at vi nu kun har tre lejligheder (Action: HP)

2. Info fra formanden.

3. Status på økonomi.

4. Status fra lejlighederne.

5. Status på hjemmesiden.

6. Budget for 2018. Skema vedhæftet. Send det gerne på mail i forvejen.

7. Forretningsorden forslag fra udvalget vedhæftet.

9. Eventuelt

10. Næste møder

 

1. Sidste referat.

·         Vi afventer HK’s generalforsamling i januar-februar 2019,  (Action: Johnny)

·         Mailadresser er checket, og der er nu sammenfald med hjemmesiden og mailadresserne, med en enkelt undtagelse (Action: Niels B.)

·         Diskussion, om det betimelige i at Jomtien fremdeles er tilgængelig på hjemmesiden.. Emnet blev udskudt til agendaen på et senere bestyrelsesmøde (Action: Niels B.)

·         Teksten på hjemmesiden  er nu ændret plus et par andre detaljer. Der er dog stadig opdateringer nødig. (Action: HP, Niels B.)

 

2. Info fra formanden.

Intet nyt

3. Status på økonomi

Der er næsten styr og Excel på det meste. Jens mangler at checke kontingent indbetalinger til BankNordik inden vi skiftede bank (ikke nogen nem øvelse).

Jens afholder møder med hver koordinator for at sikre fuld indbyrdes forståelse for tallene.

Der er fuld dækning for lejlighedskøbet i Alicante, og til almindelig drift har vi godt 100.000.

Kontingent skal jo i 2019 overgå til årlig betaling – deadline 15. januar. Vi sender nyhedsbrev i begyndelsen af december om dette. (action Niels B.)

Jens ordner løntræksophør med personalekontoret.

Hele regnskabet bliver lagt op i ’Skyen’, så hele bestyrelsen kan se dem.

4. Status på lejlighederne

·         LaClusaz
Udlejning nogenlunde på budget.

Næste år forudbestillinger ligger p.t. på 27 uger

 

·         Alicante

·         Der er mange interessenter. Myndighederne, ejerne af ejendommen ejendomsmægleren i Alicante med filial i Køge. Jørgen har haft daglig kontakt med dem, og har været i Køge mange gange i forløbet. Desuden har han jagtet alle bestyrelsesmedlemmer med samt dirigenter fra Ishøj til Gilleleje for at opnå underskrifter på vedtægter og referater.

Planen er nu:

·         Den 29. november: besigtigelse. Møbelpakke skal være klar der. Nøgleoverdragelse

·         Ultimo januar: underskrivelse af skøde og diverse supplerende indkøb

·         Fra skødeunderskrivning til 30- marts foreslår Jørgen, at bestyrelsen inspicerer faciliteterne.

·         Ultimo marts endelig klargøring.

·         Den 30. marts åbent for bookinger

 

Der forestår i perioden et stort arbejde med at oversætte alle dokumenter af autoriseret spansk translationsbureau, underskrevne fuldmagter på spansk, samt advokat godkendelse. Bureaukratiet er specielt vanskeligt på grund af at vi er en forening, hvilket er et svært håndterbar juridisk fænomen.

 

Kommentar fra Jørgen, Det er superbesværligt, men er også sjovt.

 

·         Malaga:

Jan var fraværende i lejligheden i Malaga

 

5. Status på hjemmesiden

Den større renovering bliver heller ikke i 2019.

 

6. Budget. (se vedhæftet)

Kommentarer:

·         Malaga:

40 betalende uger er måske lige i overkanten, hvis vi forventer en aflastning fra Alicantelejligheden. Vi afventer Jans synspunkter på dette. Omkostningerne uændret i forhold til 2018

Aircon udskudt.

Budget overskud 7700kr

Alicante: 25 betalende uger (best guess)

Indtil videre egen rengøring. Der er desuden vaskemaskine, så man selv kan vaske,

Vi bør undersøge mulighederne for tilkøb og et system for hvad man gør med den sidste nats sengetøj.

Aircon udsat, men det er vigtigt.

Vi satte 20.000 mere af til vægudsmykning, havemøbler og tingeltangel.

La Clusaz: 30 betalende uger forventes og der ønskes diverse mindre investeringer på 20.000. Driftsunderskud på 13.800kr

Spørgsmål angående vedligehold af lejlighederne. Behøver standarden at være på niveau med ens eget hjem? Det er ferieophold, hvor tingene kan være lidt mere primitive (og billigere).

Svar fra flere: Ja, standarden bør være høj, bl.a. fordi dette i sig selv vil anspore til at holde den, i modsætning til lav standard, hvor man måske gør det modsatte.

 

Spørgsmål: Bør rengøringskonceptet ikke være ens i alle lejligheder? Gælder solidaritetsmodellen ikke her?

Svar: Lige nu har hver lejlighed sin egen model. Malaga er den inkluderet i huslejen. La Clusaz: Egen rengøring, Alicante  Egen rengøring, men overvejelser om tilkøb efter eget valg.

Vi udsatte diskussionen til næste runde om forretningsordenen, hvor Jan også er tilstede..

 

 

Hjemmesiden:

Vi holder os inden for vedligeholdelsesbudgettet på 2000,- plus ændringer for ny lejlighed og møder i alt 5000kr årligt

 

Administration:

Vi bør formindske administrationsomkostninger. Jens forslag var at vi reducerede mødeudgifter (allerede gjort ved at flytte bestyrelsesmøder til SAS Cargo), partnere får ikke betalt deltagelse i arrangementer og foreningen byder ikke på Stegt flæsk på generalforsamlinger.

Budgettet blev vedtaget.

 

6. Forretningsorden – oplæg

Oplægget blev videreudviklet, og der blev enighed om det meste, dog skal følgende op på næste møde:

  1. Rengøringsprincippet. Skal det være solidarisk?
  2. Princip og deadlines for tildeling af uger.
    1. To års point tæller i stedet for et
    2. Deadline (f. eks). 1. november i stedet for 1. februar
    3. Fordelingen foregår på et bestyrelsesmøde
    4. Man kan bede om alternative uger til ens første prioritet.

 

Vi kan eventuelt udvikle et system, der kan gøre det nemmere at få overblik over pointgivningen på tværs af lejlighederne

 

Der var forslag om at udarbejde budget over flere år for at udjævne større omkostninger i et enkelt år.

 

7. Eventuelt

Ventelisten blev fremlagt og de tre nye ansøgere blev godkendt.

Vi blev også enige om at, hvis man afviser at købe, når man står først, kommer man bagest i køen. Disse regler bør fremgå af forretningsordenen (Action: Niels B.)

 

8. Næste møder

Bestyrelsesmøde (forslagsvist) den 23. januar 2019 samme tid – samme sted

Således opfattet af

Niels B. den 23. november 2018

E-mail: nielsbloch@yahoo.dk

Tlf.: 22 20 33 29