Bestyrelsesmøde den 25.april 2019

Generel kommentar.
Mødet var lidt præget af en trist strejke i horisonten, der ellers viste fint og varmt forårsvejr.

Deltagere:
Johnny Hansen, formand
Jørgen Meinecke, koordinator for ny lejlighed.
Hans Peter Michaelsen, La Clusaz koordinator
Jan Frederiksen, Malaga koordinator
Christel Weih, suppleant
Niels Bloch, sekretær

Afbud:
Jens Jensen, kasserer
Per Hester, suppleant

Dagsorden:
1. Godkendelse af sidste referat. Udestående:
• Vil gerne have bank i Malaga. Per anbefalede, at vi kontaktede Danske Banks medlemsafdeling for at få kontakt til deres partner i Spanien. (Action: Johnny)
• Bookingregler udsat til næste møde sammen med gennemgang af forretningsordenen. (Action: Niels B.)
2. Supplering af dagsorden.
3. Sidste nyt fra formanden.
4. Hjemmesiden.
5. Status på lejlighederne.
6. Indkomne forslag.
7. Regnskab og bilagsgodkendelse.
8. Status på opskrivning af andelsværdi. Herunder spørgsmålet om en form for kvittering. .
9. Bookingregler og gennemgang af forretningsordenen. Har vi et sikkert arkiv til underskrevne referater og andet? (Mogens Lousen) (Udsat fra sidste møde)
Forslag til ændring af denne paragraf (deles i to?)
’Ledige uger i indeværende år kan ubegrænset, med bekræftelse senest 3 måneder før, tages af medlemmer. Med mindre end 2 måneder til afrejse er det uden pointtildeling’.
10. Procedurer for restancer – Oplæg ved H.P.
11. Maksimum antal gæster i vores lejligheder – Oplæg ved H.P.
12. Næste møder
13. Eventuelt

1.Sidste referat.
• Bankkonto i Malaga (der skulle nok have stået bank i Alicante). Johnny har kontaktet Danske Bank, men de kunne/ville ikke hjælpe. Faktisk er der ingen bank der er interesseret, men det gør heller ikke noget, idet Jørgen har lavet aftale med advokaten i Alicante om at de ordner det for EUR120 om året. Det går så fremdeles over vores konto i Benalmadena.
(Sidekommentar: endnu er ingen regninger modtaget).
• Bookingreglerne er sat på agendaen. Se nedenfor.

2. Supplering af dagsorden.
Vi tager punkt 10. og 11, samt emnet om klageprocedurer (som sekretæren have glemt) før punkt 9. bookingregler og forretningsordenen.

3. Info fra formanden.
HK vil beholde andelene. De er også blevet tilbudt at få dem opskrevet.
Et medlem har meldt sig ud til ’gammel’ pris, og et nyt medlem fra ventelisten overvejer.
To nye navne blev godkendt på ventelisten.

4. Status på hjemmesiden
Software opdatering nærmer sig. HP kommer med oplæg til næste møde. Johnny spurgte, om der var alternative muligheder med f.eks. en hyldevare, der kunne anvendes?
Der var dog almindelig stemning for at hjemmesiden fungerer fint nok og er skræddersyet til vores behov, og at ’skræddersy’ et andet system vil blive dyrt..

5. Status på lejlighederne
• Malaga:
Alt udlejet til slutningen af året – 48 uger i år.
Vores bankkonto har været lukket grundet mistanke om hvidvask, da Alicante regninger begyndte at dukke op. Jan har nu med hjælp fra Berit og mand fået den åbnet igen, og de ubetalte regninger i mellemtiden er betalt på gammeldags facon – på posthuset.
Jan foreslår, at vi forsøger at få registreret lejligheden i foreningens navn på samme måde som i Alicante. Johnny bad Jørgen, om at forespørge advokaten i Alicante, om de kan arrangere det. Flere dokumenter er jo allerede oversat og klare, så måske bliver det ikke så dyrt (?). (Action: Jørgen og Jan)
Det vigtigste på kort sigt er, at vi får tildelt et ’NIF’ nummer (=CVR-nummer??) som banken, forsikringsselskaber, og andre kræver, og på langt sigt – om lejligheden skal sælges - vil det være absolut nødvendigt.
Udestående er der vel stadig usikkerhed om, hvad vi gør når vi skifter formand og kasserer?? Kan man overdrage lejligheden til andre? Der eksisterer muligvis et dokument fra tidligere tider, der gør netop det. (Action: Johnny)

• Alicante
34 uger udlejet i år, hvilket må anses som rigtigt godt (budget 25 uger).
Varmepumpe er købt til 17153kr, og har allerede vist sin nytte ved at gøre lejligheden til en helårsbolig.
TM – Ejendomsselskabet har i flere omgange gennemgået lejligheden med Jørgen – og også Johnny havde fat i dem – så nu anses alt for udbedret og klart.
TM tilbyder rengøring til 60EUR, og Jørgen vil undersøge om de også kan tilbyde vask.
Johnny supplerede med egne oplevelser, der alle var positive. Der er mange gode tilbud til ferieopholdet i området. Udover mange restauranter, forretninger og strand er der også et naturområde med vandrestier.

• La Clusaz:
29 uger udlejet i år
Økonomien på budget indtil videre.
Det er ikke lykkedes at få flyttet kontoejerskabet fra Niels A. til HP.
HP bad bestyrelsen om at tage stilling til den ene af to modtagne klager (den anden er allerede afklaret). Medlemmet har svaret på klagelisten fra det medlem, der kom efter på en utilfredsstillende måde.
Bestyrelsen besluttede at afvente og se om der kommer gentagelser.
Christel spurgte om ikke foreningen kunne have sin egen sneskovl, idet hun havde oplevet at få bilen begravet i sne, da de skulle hjem. HP vil effektuere dette inden næste vinter.

6. Indkomne forslag.
Ingen forslag var modtaget

7. Regnskab og bilagsgodkendelse.
Kassereren var strejkeramt.

8. Opskrivning af anpartsværdi?
Johnny har konstateret at 24 medlemmer har indbetalt. Dog er han usikker på to, der ikke har angivet formålet med indbetalingen.
Vi skal til næste generalforsamling ændre teksten angående dette, så det fremgår, at der nu er to satser. (Action: Niels)
Desuden skal alle, der har opskrevet have udstedt et nyt andelsbevis. Johnny og Jens underskriver et tomt bevis, der kan genbruges. (Action: Niels)

9. Se nedenfor.

10. Procedurer for restancer.
HP så genre at koordinatorerne nemt kan spotte restancer både på lejligheder og kontingent.
Restance med betaling af årskontingent etc. - (kassereren):
Opkrævnings- og rykkerprocedure
Termin for årskontingent 15. januar
Rykker udsendes 22. januar
Manglende betaling 01. februar - medlem informeres om manglende mulighed for at leje og annullering af eksisterende reservationer
Information til resten af bestyrelsen herunder opdateret liste på one-drive
Restance med betaling af leje af lejlighed etc. - (koordinatoren):
Opkrævnings- og rykkerprocedure
Rykker udsendes på første lejedag
Manglende betaling 7 dage senere - medlem informeres om manglende mulighed for at leje og annullering af eksisterende reservationer
Information til resten af bestyrelsen herunder at kassereren opdaterer liste på one-drive

Der var enighed om dette. (Action: Jens)
Dette bør desuden fremgå af bookingreglerne (Action: Niels)

11. Maximum antal gæster i lejlighederne.
For at undgå unødigt slitage på lejlighederne foreslog HP, at vi tillader max 4 personer, hvilket i alle lejligheder svarer til antal sovepladser.. Dette skal også fremgå af bookingreglerne og de individuelle lejlighedshjemmesider. (Action: Niels og koordinatorerne)

9. Bookingregler og gennemgang af forretningsordenen
Vi nåede ikke dette punkt, som planlagt, men havde dog en foreløbig diskussion om problemstillingen omkring det vanskelige i at komme i betragtning til attraktive uger hvert andet år, hvis man kun har en andel. Jens have et forslag, som vi har til gode at debattere.
Et afledet emne om et tilfælde af reservation af to lejligheder i samme uge kom på tale. Bestyrelsen tog afstand fra denne uskik.
Derimod er det fuldt lovligt at lægge flere andele’s uger i forlængelse af hinanden.
Også denne omdiskuterede sætning blev debatteret.
’Ledige uger i indeværende år kan ubegrænset, med bekræftelse senest 3 måneder før, tages af medlemmer. Med mindre end 2 måneder til afrejse er det uden pointtildeling’.
Skal der stå senest eller tidligst?
Oprindeligt kom der til at stå senest, for at give de medlemmer der melder sig på banen efter 1. februar en bedre mulighed for at planlægge ferien.
Vi nåede ikke en endelig konklusion på dette, men det vil indgå i det udskudte punkt om gennemgang af forretningsordenen – herunder bookingreglerne.

12. Næste møder
Forslag til møde i juni: 17, 19, eller 24 ?

13. Eventuelt
Originale dokumenter vil blive opbevaret i vores bankboks (Action: Johnny)
Ved afbud skal der sendes nyhedsbrev ud.
Opdatering af bookinger. Hvis flere uger bookes i sammenhæng er det er bedst at sætte dem ind en ad gange, og tildele point med det samme.

Således opfattet af
Niels B. den 28. april 2019
E-mail: nielsbloch@yahoo.dk